Finance
ใบแจ้งหนี้ฟรีแลนซ์ ต้องมีอะไรบ้าง เขียนอย่างไรให้ถูกกฎหมายและได้รับเงินเร็ว
📅 14 เมษายน 2569
⏱ อ่าน 7 นาที
🏷 Finance & Freelance
สรุปสั้น: ฟรีแลนซ์ไทยจำนวนมากออกใบแจ้งหนี้ผิดรูปแบบ ทำให้ลูกค้าปฏิเสธจ่ายหรือเบิกจ่ายล่าช้า บทความนี้อธิบาย ข้อมูลที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้ ความแตกต่างจากใบเสร็จและใบกำกับภาษี พร้อมสร้างใบแจ้งหนี้ฟรีออนไลน์
ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ต่างกันอย่างไร?
เอกสารทางการเงินสามชนิดนี้ถูกใช้ผิดประเภทบ่อยมาก ส่งผลให้มีปัญหาทางบัญชีและภาษีตามมา
📄 ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
- ออกก่อนได้รับเงิน
- แจ้งยอดที่ต้องชำระ
- มีเลขอ้างอิง
- ระบุวันครบกำหนด
🧾 ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
- ออกหลังรับเงินแล้ว
- ยืนยันการชำระ
- ไม่ต้องระบุวันครบกำหนด
- ใช้เป็นหลักฐานการจ่าย
🔖 ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
- เฉพาะผู้จดทะเบียน VAT
- แยก VAT 7% ออกชัดเจน
- ใช้ขอคืนภาษีซื้อ
- ต้องระบุเลขผู้เสียภาษี
สรุป: ฟรีแลนซ์ที่ ไม่ได้จดทะเบียน VAT ออกได้แค่ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน ไม่สามารถออกใบกำกับภาษีได้
ข้อมูลที่ต้องมีในใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง
ใบแจ้งหนี้ที่ดีต้องมีข้อมูลครบ ลูกค้าจึงจะสามารถเบิกจ่ายได้ โดยเฉพาะบริษัทขนาดใหญ่ที่มีแผนกบัญชีตรวจสอบเอกสาร
ใบแจ้งหนี้ / INVOICE
จาก: นายสมชาย ฟรีแลนซ์เลขที่: INV-2026-001
ที่อยู่: 123 ถ.สุขุมวิท กรุงเทพฯวันที่: 14 เม.ย. 2569
เลขบัตรประชาชน: 1-XXXX-XXXXX-XX-Xครบกำหนด: 28 เม.ย. 2569
ถึง: บริษัท ABC จำกัด
ที่อยู่: 456 ถ.สีลม กรุงเทพฯ 10500
เลขนิติบุคคล: 0105XXXXXXX
รายการจำนวนเงิน
ออกแบบ UI/UX เว็บไซต์ (5 หน้า)25,000.00 บาท
เขียน Content SEO (10 บทความ)15,000.00 บาท
รวมทั้งสิ้น40,000.00 บาท
หัก ณ ที่จ่าย 3% (ม. 40(2)): 1,200 บาทยอดโอน: 38,800 บาท
บัญชี: ธ.กสิกรไทย เลขที่ XXX-X-XXXXX-X
- ✓ ชื่อ-ที่อยู่ผู้ออกใบแจ้งหนี้ และเลขบัตรประชาชน/เลขนิติบุคคล
- ✓ ชื่อ-ที่อยู่ลูกค้า พร้อมเลขนิติบุคคล (สำหรับบริษัท)
- ✓ เลขที่ใบแจ้งหนี้ (รูปแบบ INV-YYYY-NNN) เพื่อติดตามง่าย
- ✓ วันที่ออกและวันครบกำหนดชำระ (Payment Due Date)
- ✓ รายการสินค้า/บริการ พร้อมราคาแต่ละรายการ
- ✓ ยอดรวม และระบุการหัก ณ ที่จ่าย (ถ้ามี)
- ✓ ข้อมูลบัญชีธนาคารสำหรับโอนเงิน
ฟรีแลนซ์ถูกหัก ณ ที่จ่าย อัตราเท่าไหร่ ต้องระบุในใบแจ้งหนี้ไหม?
ฟรีแลนซ์ที่ให้บริการแก่นิติบุคคล (บริษัท) มักถูกหัก ณ ที่จ่าย (WHT) ก่อนรับเงิน อัตราขึ้นอยู่กับประเภทรายได้:
- มาตรา 40(2) รับจ้างทำงาน (ค่าจ้าง/ค่าบริการ): หัก 3%
- มาตรา 40(3) ค่าลิขสิทธิ์ สิทธิบัตร: หัก 3%
- มาตรา 40(6) วิชาชีพอิสระ (แพทย์ ทนาย สถาปนิก): หัก 3%
- มาตรา 40(8) ธุรกิจพาณิชย์ทั่วไป: หัก 3–5% ขึ้นอยู่กับกิจกรรม
ควรระบุในใบแจ้งหนี้ว่า "ยอดที่จะรับหลังหัก ณ ที่จ่าย X%" เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายชัดเจน ใช้ เครื่องคำนวณภาษีเงินได้ เพื่อวางแผนรายได้สุทธิที่จะได้รับ
⚠️ สำคัญ: บางบริษัทขอใบหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้นำไปลงในแบบ ภ.ง.ด.90 เพื่อขอคืนภาษีส่วนเกิน อย่าทิ้งเอกสารนี้
เทคนิคเพิ่มเติมที่ทำให้ได้รับเงินเร็วขึ้น
- ส่งใบแจ้งหนี้เป็น PDF — ไม่ใช่ Word หรือ Excel เพราะแก้ไขง่าย ลูกค้าอาจปฏิเสธได้
- ระบุ Payment Terms ชัดเจน — Net 15, Net 30 หรือชำระภายใน 15 วัน
- ส่ง Reminder อัตโนมัติ — 3 วันก่อนครบกำหนด และวันครบกำหนด
- เก็บเลขที่ใบแจ้งหนี้ต่อเนื่อง — เพื่อง่ายต่อการติดตามและรายงานภาษีปลายปี
- เพิ่ม Late Fee ในสัญญา — กำหนดค่าปรับ 1–2% ต่อเดือน สำหรับการชำระล่าช้า
ใช้ เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี ของ madestool สร้างได้ภายใน 2 นาที ดาวน์โหลดเป็น PDF พร้อมใช้งาน
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้
ฟรีแลนซ์ไม่ได้จดทะเบียนบริษัท ออกใบแจ้งหนี้ได้ไหม?
ได้ครับ บุคคลธรรมดาออกใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องจดทะเบียน ใช้เลขบัตรประชาชน 13 หลักแทนเลขนิติบุคคล ลูกค้าที่เป็นบริษัทจะหัก ณ ที่จ่าย 3% ก่อนจ่ายเงิน และออกใบ 50 ทวิ ให้ไว้เป็นหลักฐาน
ใบแจ้งหนี้ต้องมีลายเซ็นไหม?
ตามกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ไทย ใบแจ้งหนี้ไม่จำเป็นต้องมีลายเซ็นก็มีผลทางกฎหมาย แต่หลายบริษัทกำหนดนโยบายภายในให้ต้องมีลายเซ็นผู้ออก ควรถามลูกค้าก่อนส่ง
ถ้าลูกค้าไม่จ่ายเงินตามใบแจ้งหนี้ ทำอะไรได้บ้าง?
มี 3 ขั้นตอน: (1) ส่ง Demand Letter ทางอีเมลและไปรษณีย์ลงทะเบียน (2) ร้องเรียนที่ศาลแขวง ถ้ายอดไม่เกิน 300,000 บาท (ใช้ระบบ Small Claims) (3) ยื่นฟ้องคดีแพ่ง ใบแจ้งหนี้ที่มีข้อมูลครบถือเป็นหลักฐานสำคัญ
ควรเก็บใบแจ้งหนี้ไว้นานแค่ไหน?
กรมสรรพากรกำหนดให้เก็บเอกสารทางบัญชีและภาษีไว้อย่างน้อย 5 ปี นับจากปีที่ยื่นแบบภาษี ควรเก็บทั้งไฟล์ดิจิทัลและสำเนากระดาษ